Wat kost software op maat?

Op Clutch, een internationaal platform met geverifieerde klantreviews van softwarebedrijven, kosten de meeste maatwerkprojecten $ 10.000 tot $ 50.000; een kleiner aantal grote projecten trekt het gemiddelde op tot ongeveer $ 132.000 (september 2026). Waar jouw project in die band valt, hangt af van het aantal uren werk: hoeveel schermen en rollen er zijn, met hoeveel systemen de software moet praten en hoeveel bestaande data mee moet. Een eenvoudige koppeling kost zo een fractie van een platform voor honderden gebruikers, al heten ze allebei software op maat.

In dit artikel lees je wat de prijs precies bepaalt, welke bedragen je per type mag verwachten, waarom AI maatwerk goedkoper maakt dan vijf jaar geleden en hoe dat in de praktijk uitdraaide bij De FitFabriek en Becobra.

Wat bepaalt de prijs van software op maat?

Software wordt geprijsd in uren. Een ontwikkelaar of bureau schat hoeveel werk er nodig is en vermenigvuldigt dat met een uurtarief. Ook een vaste prijs is daar op gebaseerd. Wat de uren opdrijft, zijn deze zes factoren:

• Aantal schermen en functies. Elk scherm moet ontworpen, gebouwd en getest worden. Een tool met vijf schermen is een ander project dan een met dertig.
• Gebruikers en rollen. Moet iedereen hetzelfde zien, of heeft een coach, een klant en een beheerder elk een eigen toegang? Rollenbeheer vraagt extra logica en extra testwerk.
• Koppelingen. Elke koppeling met een boekhoudpakket, CRM of ERP vraagt werk aan beide kanten. Hoe beter de API van dat systeem gedocumenteerd is, hoe sneller het gaat.
• Bestaande data. Moeten er duizend klanten uit Excel overgezet worden? Opkuisen en migreren van data wordt vaak onderschat.
• Beveiliging en privacy. Persoonsgegevens, medische info of betalingen vragen een logboek van wie wat bekijkt, sterke login en GDPR-afspraken.
• Platform. Een web-app die in de browser en op de gsm werkt, is goedkoper dan aparte apps voor iOS en Android die via de app stores moeten.

Twee zaken bepalen de prijs minder dan je zou denken: het design (bij interne tools mag dat sober) en de technologie zelf (een goede ontwikkelaar kiest wat past).

Wat kost software op maat per type?

Vaste prijslijsten voor maatwerk bestaan niet, ook niet bij ons. Deze tabel toont waar de verschillende types zich situeren: met een Kreatix-richtprijs waar we die hebben, en anders wat de prijs omhoog duwt.

Ook het uurtarief verschilt sterk. Volgens Clutch rekenen de meeste softwarebedrijven op hun platform $ 25 tot $ 49 per uur, een wereldwijd cijfer waarin ook bureaus uit lagelonenlanden meetellen. Bij Kreatix is het uurtarief € 95. Daar komt een groot deel van de spreiding in offertes vandaan: hetzelfde aantal uren kost bij het ene bureau een veelvoud van wat het bij het andere kost. Of het resultaat even goed is, hangt af van wie er bouwt en hoe vlot je samen communiceert.

Wil je weten wat het voor jouw idee wordt? Bekijk hoe we software op maat aanpakken, of lees verder voor de factoren die je zelf in de hand hebt.

Waarom maakt AI software op maat goedkoper?

Tot een paar jaar geleden was maatwerk iets voor grote bedrijven. Een eerste versie vroeg maanden werk, dus een kmo kocht een standaardpakket en paste zijn werking aan de software aan. Dat is veranderd.

Ontwikkelaars gebruiken vandaag AI-assistenten bij het schrijven, testen en documenteren van code. Het repetitieve werk, zoals formulieren, databasetabellen en standaardschermen, gaat daardoor veel sneller. De ontwikkelaar besteedt zijn tijd aan wat echt denkwerk vraagt: hoe je data in elkaar zit, wie wat mag zien en hoe de koppelingen moeten lopen.

Voor jou betekent dat minder uren, dus een lagere prijs voor hetzelfde resultaat. Je hebt ook sneller iets in handen: je test een werkende versie in plaats van een document met specificaties. Daardoor stuur je bij op basis van wat je team echt gebruikt, en niet op basis van wat iemand vooraf bedacht.

AI vervangt de ontwikkelaar niet. Iemand moet nog altijd je bedrijf begrijpen, de juiste vragen stellen en controleren of de code veilig is. Maar de drempel om met maatwerk te starten, ligt een pak lager.

Case: De FitFabriek en de Coach Assist App

De FitFabriek is een fitnessketen die werkt met small group personal training. Met website en online marketing van Kreatix groeide de maandomzet in 2,5 jaar van € 3.000 naar € 80.000. Die groei bracht een nieuw probleem: met meer dan 900 leden kon geen enkele coach nog onthouden wie welke blessure of welk doel had. De ledendata zat in Excel, het intakeformulier was een Google Form.

We bouwden de Coach Assist App, een coachportaal dat de trainers dagelijks gebruiken:

• De volledige ledenbase verhuisde van Excel naar een beveiligde database.
• Een eigen intakeformulier schrijft rechtstreeks in die database.
• Coaches zoeken een lid op en zien in seconden blessures, doelen en persoonlijke weetjes.
• Een scanner leest een screenshot van de deelnemerslijst en toont meteen alle info van de groep.
• Een logboek houdt bij wie welke data bekeek, voor GDPR.
• De app werkt als web-app op de smartphone, zonder app store.

Binnen een week stond er een eerste werkende versie. Feedback van de coaches werd vaak binnen enkele uren verwerkt. Zo werkt AI-ondersteund bouwen in de praktijk: snel iets tonen en verder bouwen op wat het team zegt.

Case: Becobra en een extranet in drie talen

Becobra, de Belgische beroepsvereniging van commerciële verzekeringsmakelaars, had een andere vraag: een publieke website én een afgesloten extranet voor 25 aangesloten kantoren. Leden moeten vergaderstukken en documenten zien die het publiek niet ziet, de Raad van Bestuur heeft een eigen afgesloten zone, en alles moest in het Nederlands, Engels en Frans.

Een account aanmaken kan enkel met een e-mailadres van een aangesloten kantoor, zodat het secretariaat van drie personen niet elke aanvraag manueel moet goedkeuren. Meer over dat soort platformen lees je in ons artikel over een klantenportaal laten maken.

Zo houd je de kosten van software op maat onder controle

1. Begin bij het probleem, niet bij de functielijst. “Coaches moeten in tien seconden zien wat een lid scheelt” is een beter vertrekpunt dan een lijst van veertig features.
2. Start met een eerste versie. Bouw de kern, laat je team ermee werken en breid pas daarna uit. Veel functies die vooraf onmisbaar leken, blijken overbodig.
3. Kies een web-app als het kan. Eén codebasis voor browser en smartphone scheelt veel uren tegenover aparte native apps.
4. Check eerst of een koppeling volstaat. Soms heb je geen nieuwe software nodig, maar moeten je bestaande tools gewoon met elkaar praten. Lees daarover meer in WooCommerce koppelen aan je boekhouding.
5. Vraag een vaste prijs. Een vaste prijs dwingt een duidelijke afbakening af. Je weet vooraf waar je aan toe bent, en het risico van extra uren ligt niet bij jou.
6. Reken ook de terugverdientijd. Hoeveel uur per week verliest je team nu aan overtypen of zoeken in Excel? Vermenigvuldig dat met een uurloon en je ziet snel of een investering zich terugbetaalt.

Wat komt er na de oplevering?

Software leeft. Na de livegang heb je hosting nodig, updates en beveiliging, en vroeg of laat wil je uitbreiden. Reken bij de markt op een jaarlijkse kost voor hosting en onderhoud bovenop de bouwprijs. Bij Kreatix zetten we de software beveiligd online en volgen we ze verder op. Kleine aanpassingen nadien rekenen we aan € 95 per uur, of ze vallen onder de werkuren van je onderhoudsformule.

Wil je ook een AI-chatbot op je website, dan gelden andere kostenposten: die lees je in wat kost een AI-chatbot.

Hoe Kreatix de prijs bepaalt

We werken niet met een prijslijst voor software, omdat geen twee projecten hetzelfde zijn. We starten met een gesprek: wie gaat het gebruiken, welke data hoort erbij en wat moet sneller of eenvoudiger? Daarna krijg je een helder plan en een vaste prijs, zonder technisch jargon. Pas als je akkoord gaat, beginnen we te bouwen, in korte stappen en met je team erbij.

Loopt je team vast in Excel, losse formulieren of overtypen? Plan een gesprek of bekijk eerst hoe wij software op maat bouwen voor bedrijven zoals De FitFabriek en Becobra.