WooCommerce koppelen aan je boekhouding (Exact, Teamleader, ZenFactuur …)

Concreet stuurt je webshop na elke betaalde bestelling de klant, de producten, de btw-tarieven en de verzendkosten naar de API van je boekhoud- of facturatiepakket, en dat pakket maakt er zelf de factuur van. Of een kant-en-klare plugin volstaat of je beter een koppeling op maat laat bouwen, hangt af van je pakket en van hoe standaard je webshop werkt: varianten, B2B-prijzen en buitenlandse btw-tarieven zijn de klassieke struikelblokken.

Met een goede koppeling typt niemand nog bestellingen over en ziet je boekhouder elke verkoop meteen. Hieronder lees je hoe zo’n koppeling werkt, wat er automatisch kan, welke pakketten we koppelen en wat het kost.

Hoe werkt een koppeling tussen WooCommerce en je boekhouding?

Bijna elk modern boekhoud- of facturatiepakket heeft een API: een technische ingang waarlangs andere software gegevens kan doorsturen en ophalen. Een koppeling is het stukje code dat tussen je webshop en die API zit en vertaalt wat WooCommerce weet naar wat je boekhouding verwacht.

In de praktijk gaat het zo:

1. Een klant bestelt en betaalt in je webshop.
2. WooCommerce meldt de nieuwe bestelling aan de koppeling.
3. De koppeling zoekt of de klant al bestaat in je boekhouding en maakt hem anders aan.
4. Ze stuurt de orderregels door: producten, aantallen, prijzen, btw-tarieven en verzendkosten.
5. Je boekhouding maakt de factuur aan, eventueel al als betaald gemarkeerd.

Dat gebeurt in enkele seconden na de bestelling, of op vaste momenten (bijvoorbeeld elk uur) als je dat liever hebt bij grote volumes.

Wat kan er automatisch?

Niet elke koppeling hoeft alles te doen. Voor een kleine webshop volstaan vaak de eerste drie rijen. Wie met een ERP of een fysieke winkel werkt, wil ook producten en voorraad laten synchroniseren.

Welke boekhoudpakketten kan je koppelen aan WooCommerce?

Elk pakket met een API. Dit zijn de pakketten waarvoor we al integraties bouwden, met een eigen pagina waar die er is:

Werk je met een ander pakket, dan bekijken we eerst de API-documentatie. Meestal kunnen we in één gesprek inschatten wat de koppeling vraagt.

Zo koppelden we de webshop van Corporella in Lier aan hun kassasysteem ShopPlus. Winkel en webshop delen één voorraad, die elk half uur bijgewerkt wordt, zodat je online geen product verkoopt dat net in de winkel over de toonbank ging.

Plugin of koppeling op maat?

Voor sommige pakketten bestaat een kant-en-klare WooCommerce-plugin of een externe connector met een maandabonnement. Die zijn prima als je webshop standaard werkt: gewone producten, één btw-tarief, geen speciale bestelflow.

Je loopt vast zodra je iets net anders doet. Varianten met een eigen artikelcode, verschillende btw-tarieven voor binnen- en buitenland, B2B-klanten met eigen prijzen, of een pakket waarvoor gewoon geen plugin bestaat. Dan schuift de plugin je naar een omweg, of doet hij het “bijna, maar net niet”. Wil je B2B-klanten ook zelf hun bestellingen en facturen laten opvolgen, dan is een klantenportaal de volgende stap.

Een koppeling op maat wordt rond jouw velden en jouw flow gebouwd. Ze stuurt precies door wat jouw boekhouder nodig heeft. En als de leverancier van je boekhoudpakket iets aanpast aan zijn API, past de koppeling zich aan in plaats van dat je wacht op een update van een pluginmaker.

Case: Jiting en ZenFactuur

Kristin Van Eetvelt is culinair theesommelier en verkoopt via Jiting thee en theeboeken in een webshop die we zelf bouwden. Toen e-facturatie via Peppol eraan kwam, stapte ze over naar ZenFactuur. Alleen bestond er geen koppeling tussen ZenFactuur en WooCommerce.

Dus bouwden we zelf een plugin die elke bestelling via de API van ZenFactuur doorstuurt. Klant, producten, btw, verzending en bestelnummer komen netjes op de factuur. Samen met ZenFactuur zorgden we ervoor dat die factuur meteen als betaald gemarkeerd staat.

Kristin typt geen bestellingen meer over en maakt geen facturen meer met de hand. Dat spaart haar elke week tijd, en wat automatisch gaat, kan niet verkeerd overgetypt worden. Lees de details op de pagina over de ZenFactuur-koppeling met WooCommerce.

Ook zonder boekhoudplugin kan het. 3B Solutions werkt met een eigen ERP zonder API. We schreven een script op hun eigen server dat prijzen, voorraad, kenmerken en documenten om de 10 min naar WooCommerce stuurt, enkel wat gewijzigd is. Zo staan er vandaag 2.200+ producten online zonder dat iemand ze met de hand bijhoudt.

Webshop, boekhouding en Peppol

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen sturen, standaard via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat daar niet meer, zie de uitleg van de FOD Financiën.

Voor je webshop betekent dat: verkoop je aan particulieren, dan verandert er voor die facturen niets. Verkoop je aan bedrijven, dan moet je factuur via Peppol vertrekken. Dat regelt je boekhoud- of facturatiepakket, op voorwaarde dat de factuur daar ook echt in terechtkomt. Met een koppeling maakt je webshop de factuur aan in je pakket, en dat pakket verstuurt ze via Peppol. Zonder koppeling typ je elke B2B-bestelling over.

Ergo Comfort verkoopt ergonomisch meubilair aan bedrijven en thuiswerkers. Sinds 2026 stuurt hun WooCommerce-webshop elke bestelling via een koppeling door naar boekhoudpakket Billit, zodat de facturen voor bedrijven via Peppol vertrekken.

Wat kost een koppeling tussen WooCommerce en je boekhouding?

• Kant-en-klare plugin of connector: meestal een licentie of maandabonnement, plus de tijd om ze in te stellen.
• Koppeling op maat bij Kreatix: vanaf € 750, eenmalig. De prijs hangt af van het aantal velden, of de koppeling in één of twee richtingen werkt, en de kwaliteit van de API. Na een kort gesprek krijg je een vaste prijs.
• Onderhoud: boekhoudpakketten passen hun API af en toe aan. Met een hosting- en onderhoudsformule vanaf € 99 per maand volgen we je koppeling op en signaleren we wanneer er iets moet gebeuren. De aanpassing zelf valt onder de werkuren van je formule of gebeurt in regie aan € 95 per uur.

Een eenvoudige koppeling staat er in 1 tot 2 weken. Een volledige synchronisatie tussen webshop en ERP, met producten en voorraad in twee richtingen, vraagt 3 tot 6 weken.

Om te zien of het loont, reken je simpel: hoeveel bestellingen per week typ je nu over, en hoeveel minuten kost elke bestelling? Bij twintig bestellingen per week aan vijf minuten is dat meer dan 80 uur per jaar, nog los van de fouten die je moet rechtzetten.

Waar moet je op letten?

• Btw-tarieven. Controleer dat elk btw-tarief in je webshop overeenkomt met een btw-code in je boekhouding, ook voor verkoop aan het buitenland.
• Nummering. Spreek af of de factuur zijn nummer krijgt in je boekhouding (meestal het veiligst) en waar je het bestelnummer terugvindt.
• Retours. Bepaal hoe een terugbetaling in de webshop een creditnota wordt.
• Testen met echte bestellingen. Test ook de randgevallen: kortingscodes, gratis verzending, een bestelling die geannuleerd wordt.
• Je boekhouder erbij. Laat hem of haar meekijken voor de koppeling live gaat. Dat voorkomt verrassingen bij de eerste btw-aangifte.

Bouw je nog een nieuwe webshop, neem de koppeling dan meteen mee: lees wat een webshop kost of bekijk hoe we webshops bouwen die zelf hun facturen maken. Ook andere processen kan je automatiseren, zie wat kost software op maat.

Typt iemand in je bedrijf nog bestellingen over? Stuur ons de naam van je pakket of bekijk alle integraties die we bouwen. We zeggen je meteen of een plugin volstaat of dat maatwerk de moeite loont.