Coach Assist App
Maatwerk coachportaal voor deze fitnessketen
De FitFabriek is een fitnessketen die werkt met small group personal training. Coaches begeleiden kleine groepen waarbij ze regelmatig leden in hun sessie krijgen die ze niet persoonlijk kennen. Met meer dan 900 actieve leden is het onmogelijk om van iedereen de blessures, medische aandachtspunten en doelstellingen te onthouden.
Thomas, zaakvoerder van De FitFabriek, had al geprobeerd om dit op te lossen via teammeetings en interne communicatiekanalen. Maar informatie die weken geleden besproken is, wordt vergeten. De ledendata zat in Excel, het intakeformulier was een Google Form, en coaches hadden geen manier om snel iets op te zoeken tijdens een training. Hij had een systeem nodig dat alle ledeninformatie centraal beschikbaar maakt, snel en simpel. Wij bouwden de Coach Assist App: een maatwerk coachportaal dat het team dagelijks gebruikt.
Geleverde diensten
Software
Kreatix verzorgt al jaren onze website en online marketing. Toen we met iets compleet anders kwamen – een intern coachportaal, geen standaard marketingvraag maar softwareontwikkeling – was ik benieuwd hoe dat zou verlopen. Oliver begreep direct de kern van het probleem. Hij kent onze business van binnen en buiten, zowel als lid als partner. Binnen een week hadden we een eerste werkende versie. Feedback werd vaak binnen enkele uren verwerkt. Geen technisch jargon, gewoon heldere uitleg over wat mogelijk was. Het eindresultaat is een coachportaal dat onze trainers nu dagelijks gebruiken. Intuïtief, snel, en het helpt ons om onze leden veiliger en beter te begeleiden. Na jaren samenwerking aan website & marketing, nu ook maatwerk software. Merci Kreatix!
Thomas Van de Vel
Coach Assist App
Hoe wij het project van Coach Assist App aanpakten
Migratie van Excel naar een beveiligde database
De volledige klantenbase van meer dan 900 leden is gemigreerd van een Excel-spreadsheet naar een beveiligde database. Alle data op één plek, beschermd, doorzoekbaar en klaar om op te schalen naar meerdere vestigingen.
Maatwerk intakeformulier
Het oude Google Form is vervangen door een intakeformulier met gebruiksvriendelijk design en interactieve lay-out. Nieuwe leden vullen hun gegevens in en alles komt automatisch in de database terecht. Geen handmatig overtypen, geen losse spreadsheets meer.
Ledeninformatie opzoeken in seconden
De kern van de app. Coaches zoeken een lid op en zien direct wanneer die persoon lid is geworden, waar ze trainen, of ze medische klachten hebben en wat hun doelstellingen zijn. Alle relevante info op één scherm, binnen seconden beschikbaar.
Weetjes per lid
Coaches kunnen persoonlijke weetjes toevoegen aan elk lid. Bijvoorbeeld: “links altijd sterker dan rechts” of “heeft moeite met overhead presses door schouderklachten”. Zo bouwt het team een gedeeld geheugen op dat niet verloren gaat wanneer een coach afwezig is.
Dashboard met verjaardagen en trainingsgroepen
Het dashboard toont de nieuwste leden, verjaardagen en een overzicht van alle trainingsgroepen per coach. Coaches maken hun eigen groepen aan met vaste deelnemers, zodat ze voor elke sessie snel doelstellingen en weetjes kunnen checken.
Scanner: screenshot naar volledig overzicht
Een coach neemt een screenshot van de deelnemerslijst in Virtuagym. De app herkent de namen en toont binnen de seconde een overzicht van alle deelnemers met hun relevante informatie. Eén screenshot, alle data. Geen namen apart opzoeken.
Statistieken en business intelligence
Thomas heeft via het statistiekenscherm toegang tot business intelligence uit zijn eigen database. Hoeveel nieuwe leden per maand, welke klachten vaak terugkomen, welke oefeningen populair zijn en welke niet. Inzichten die er voorheen simpelweg niet waren.
GDPR-compliant met audit trail
Een log-systeem registreert elke actie in het platform voor GDPR-compliancy. Thomas kan precies zien welke coach wanneer welke data heeft bekeken of aangepast. Geen grijze zones, volledige transparantie.
PWA met filtering per vestiging
De app is gebouwd als Progressive Web App zodat coaches hem op hun smartphone gebruiken alsof het een native app is. Met een snel menu onderaan voor de belangrijkste functies. Filtering per gym-locatie zorgt ervoor dat elke coach alleen relevante data ziet, en dat het systeem eenvoudig opschaalt naar nieuwe vestigingen.
Net als Coach Assist App scoren online?
Stuur ons een bericht, dan bekijken we
wat we voor jou kunnen betekenen.
